Tháng Sáu 4, 2019
Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, có sẵn cả hai như là một ứng dụng riêng biệt cũng như phần một của bộ ứng dụng Microsoft Office. Các phiên bản hiện tại là Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.
Vì vậy, nếu một thư có “tạp chí thư” trong Chủ đề chẳng hạn, thư đó có thể được phân loại vào cặp dành cho tạp chí thư, đúng không?
Đúng.
Làm thế nào tôi có thể đặt quy tắc phân loại trong Outlook 2010?
Nếu bạn muốn phân loại thư theo người gửi, bấm vào thư bạn muốn phân loại và bấm tab Home (Trang chủ), bấm Quy tắc rồi bấm Luôn Chuyển Thư từ.
Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo xuất hiện.
Bấm vào cặp bạn muốn thư được phân loại vào và sau đó bấm OK. Thiết đặt hoàn tất. Thư từ người gửi tương tự sẽ tự động được đặt vào cặp này. Nếu bạn muốn tạo cặp đích mới, bấm New (Tạo mới)….
Thật đơn giản. Sau đó, tôi có thể làm cách nào để phân loại thư theo văn bản có chứa trong Subject (Chủ đề)?
Chọn thư bạn muốn phân loại và bấm Home (Trang chủ), Rules (Quy tắc) rồi bấm Create Rule (Tạo Quy tắc).
Hộp thoại Create Rule (Tạo Quy tắc) được hiển thị lúc này.
Bạn có thể đặt quy tắc và chỉ định các cặp mà bạn muốn phân loại thư vào đó. Nếu bạn muốn đặt văn bản trong Subject (Chủ đề) làm điều kiện, đánh dấu vào hộp kiểm Subject contains (Chủ đề bao gồm) và nhập văn bản vào hộp văn bản phía bên phải. Bạn có thể chọn cặp mà bạn muốn phân loại thư vào bằng cách chọn hộp kiểm Move the item to folder (Chuyển mục vào cặp) rồi bấm Select Folder (Chọn Cặp)... để chọn một cặp. Cuối cùng, bấm OK để hoàn tất việc thiết đặt.
Thư, biểu thị rằng quy tắc đã được tạo, được hiển thị.
Nếu bạn chọn hộp kiểm Run this rule now on messages already in the current folder (Chạy quy tắc này ngay bây giờ đối với các thư đã có trong cặp hiện tại) và bấm OK, quy tắc này không chỉ được áp dụng cho các thư hiện có mà còn cho cả các thư bạn sẽ nhận trong tương lai.
Tôi nên làm gì nếu tôi không cần quy tắc này nữa?
Trong trường hợp này, bấm Rules (Quy tắc) rồi bấm Rules and Manage Rules and Alerts (Quy tắc và Quản lý Quy tắc và Cảnh báo) trong tab Home (Trang chủ) để hiển thị danh sách các quy tắc phân loại. Tại đó, bạn có thể xoá hoặc chỉnh sửa các quy tắc.
Nếu chúng ta tận dụng triệt để hầu hết các quy tắc phân loại thư trong Outlook 2010, việc sắp xếp thư sẽ đơn giản hơn nhiều.
Tôi cần cho bạn biết rằng chức năng “hội thoại” trong Outlook 2010 cũng có thể giúp bạn xử lý một số thư. Sắp xếp theo Hội thoại hiển thị các mục e-mail được nhóm theo chủ đề thư hoặc “luồng”. Các thư có liên quan được nhóm theo hình thức trong một phân cấp theo chủ đề trong một luồng.
Bạn sẽ hiểu nếu bạn trực tiếp thấy. Trong tab View (Xem), tìm Conversations (Hội thoại) và chọn hộp kiểm Show as conversations (Hiển thị dưới dạng hội thoại).
Bạn sẽ hiểu nếu bạn trực tiếp thấy. Trong tab View (Xem), tìm Conversations (Hội thoại) và chọn hộp kiểm Show as conversations (Hiển thị dưới dạng hội thoại).
Hội thoại “Show messages arranged by conversations in (Hiển thị thư được sắp xếp theo hội thoại)” được hiển thị.
Bạn đang được yêu cầu chọn áp dụng chế độ xem cuộc hội thoại cho cặp cụ thể này hay cho tất cả các cặp. Tại đây bấm vào Thư mục Này.
Hình tam giác nhỏ màu trắng xuất hiện phía bên trái của thư.
Đúng, hình tam giác này là dấu hiệu của một luồng. Nếu bạn chọn thư và bấm vào hình tam giác. Tất cả thư trong luồng sẽ được hiển thị và nếu bạn bấm lại vào hình tam giác, thư sẽ được ẩn.
Chức năng hội thoại dường như đặc biệt hữu ích khi bạn nhận thư từ các nhóm và cá nhân khác nhau về nhiều chủ đề khác. Tôi sẽ tận dụng triệt để chức năng này cũng như các quy tắc phân loại.